Nghịch lý: Nhiều nhưng không “chất”

Số liệu công bố của Hiệp hội các Sự kiện Quốc tế (ISES) cho thấy, mỗi năm thế giới chi khoảng 500 triệu USD cho các hoạt động tổ chức sự kiện.

Còn tại Việt Nam, với hơn 60 tỉnh thành và hàng trăm ngàn doanh nghiệp lớn nhỏ, nhu cầu tổ chức sự kiện cũng là rất lớn. Đặc biệt, trong bối cảnh hội nhập sâu rộng của đất nước như hiện nay, tiềm năng và dư địa cho thị trường tổ chức sự kiện được hứa hẹn sẽ còn tiếp tục tăng cao và trở thành một kênh đầu tư hấp dẫn.

Theo thống kê, Việt Nam hiện có có hàng trăm doanh nghiêp, tổ chức cung ứng dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, chiếm khoảng 8.3% trong tổng số các công ty về truyền thông và quảng cáo. Đó là chưa kể đến một số lượng lớn các doanh nghiệp, tổ chức nhỏ, lẻ hoạt động không chuyên khác.

Việt Nam đang thiếu những công ty tổ chức sự kiện thực sự chuyên nghiệp

Tuy nhiên, thị trường tổ chức sự kiện Việt Nam đang cho thấy một thực tế khá bất cập, đó là nhiều về số lượng công ty nhưng những công ty thực sự chuyên nghiệp và có “chất” thì lại rất thiếu và yếu.

Đa phần các doanh nghiệp chỉ hoạt động manh mún, mạnh ai nấy làm và không có nội lực. Cùng với đó, hoạt động cung ứng tổ chức sự kiện cũng chưa hình thành một ngành dịch vụ độc lập khi mà thường được các doanh nghiệp ngành khác kết hợp thực hiện như khách sạn, các trung tâm hội nghị, các công ty quảng cáo lớn…

Với những bất cập và hạn chế như vậy nên trên thực tế, hoạt động tổ chức sự kiện ở nước ta đang diễn ra khá tốn kém, lãng phí và thiếu hiệu quả.

Một công ty tổ chức sự kiện thực sự cần những gì?

Tổ chức sự kiện phải đi liền với dịch vụ trọn gói bao gồm cả công tác tổ chức hội thảo, hội nghị, tiệc lưu động, tiệc đứng buffet,… Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp phải đầu tư rất nhiều, đặc biệt là các thiết bị máy móc hiện đại phục vụ hội nghị, hội thảo.

Tuy nhiên, đây lại đang là điểm yếu của hầu hết các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam, nhất là các công ty vừa và nhỏ. Các công ty này không đầu tư nên không chủ động được máy móc, chủ yếu nhận đơn hàng theo quan hệ, thuê khách sạn, thuê các hạng mục lẻ như bàn ghế, thiết bị rồi chắp ghép lại thành sự kiện mà không có sự đầu tư bài bản. Một số khác thì hoạt động thiếu chuyên nghiệp với công nghệ thiết bị máy móc đã rất lạc hậu, không đáp ứng được như cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn và các doanh nghiệp nước ngoài.

Bên cạnh đó, theo các chuyên gia, lĩnh vực tổ chức sự kiện của Việt Nam đang rất khát nguồn nhân lực có trình độ, đáp ứng nhu cầu tổ chức hội nghị, hội thảo cấp cao.

Tại Việt Nam cũng chưa hề có trường lớp đào tạo bài bản, chính quy cho nghề tổ chức sự kiện, tuy cũng đã lác đác có một vài trường đã đưa môn học vào giảng dạy (Đại học Báo chí, ĐH Kinh tế, ĐH Hà Nội…) nhưng người làm nghề này chủ yếu chỉ học từ những thành bại của mỗi sự kiện, từ những người đi trước và từ chính yêu cầu của khách hàng. Các công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam cũng hầu như chưa chủ động và mạnh dạn đầu tư phát triển nguồn nhân lực chất lượng phục vụ cho lĩnh vực này. Ngoài ra, do những hạn chế nhất định về mặt ngoại ngữ nên các công ty tổ chức sự kiện Việt Nam hiện nay hầu như không hoặc nhận được rất ít các hợp đồng của đối tác nước ngoài.

Một yếu tố không thể thiếu làm nên uy tín và thương hiệu của các công ty tổ chức sự kiện là phải chuẩn bị tốt về nội dung, kịch bản cho sự kiện. Tuy nhiên các công ty hiện nay mới chỉ ở giai đoạn rất bị động, làm theo một mô tuýp có sẵn cho tất cả các chương trình mà thiếu tính sáng tạo. Đây là điều tối kỵ trong công tác tổ chức sự kiện.

Người trong cuộc nói gì?

Cùng với sự phát triển của xã hội và khoa học, công nghệ, khách hàng yêu cầu dịch vụ đi kèm nhiều hơn và chuyên nghiệp hơn, kịch bản chi tiết hơn. Vì vậy để biến tổ chức sự kiện thành một ngành công nghiệp thực sự chuyên nghiệp, cần phải có cái nhìn đúng vào vai trò và sự phát triển của nó đề có sự đầu tư đúng đắn.

Trước hết, các công ty cần phải đi tắt đón đầu, nắm bắt nhu cầu thị hiếu khách hàng và chú trọng đầu tư để đưa ra những tư vấn cho các gói dịch vụ dành cho khách hàng phù hợp nhất. Đặc biệt, cần phải áp dụng những quy chuẩn barem cho việc tổ chức và quản lý sự kiện hoàn hảo. Cụ thể là từ khâu Lập kế hoạch sự kiện, lên ý tưởng thiết kế,  triển khai, cung cấp nhân sự, giàn dựng cho thuê thiết bị trọn gói và Quản lý sự kiện… Tất cả là một chu trình khép kín.

Ông Jackie Han - CEO của Vietnamevens, một đơn vị hàng đầu về tổ chức sự kiện ở Việt Nam hiện nay

Theo ông Jackie Han - CEO của Vietnamevents (thành viên của Hoabinhgroup) – một đơn vị mạnh hàng đầu về du lịch MICE và tổ chức sự kiện, công tác tổ chức sự kiện không chỉ đơn thuần là làm dịch vụ mà nó là một ngành công nghiệp và cần phải có định hướng để phát triển: đầu tư về nhân lực, trang thiết bị, công nghệ, cần phải đầu tư vào nội dung, tạo kịch bản, trọn gói từ A đến Z… Để bắt nhịp xu hướng phát triển, các doanh nghiệp phải mạnh dạn và quyết tâm đầu tư mạnh mẽ vào con người và thiết bị sự kiện chuyên dụng đặc biệt là những thiết bị liên quan đến hội nghị, hội thảo: thiết bị trình chiếu Extron, Analog, Kramer, máy chiếu lớn như EPSON, PANASONIC, BARCO, màn chiếu lớn, màn chiếu sau, màn hình LED P7, P6, P5, P4, dịch thuật…. Phải luôn tạo cho khách hàng thấy có mọi thứ khách hàng cần và luôn luôn sẵn sàng để thỏa mãn khách hàng mọi lúc, mọi nơi. Hoabinhgroup được  tin tưởng làm đối tác của rất nhiều sự kiện lớn như: Hội nghị quốc tế "Khai phá tri thức và phát hiện dữ liệu PAKDD – 19", hội nghị AFCM 2015… cũng là do mạnh dạn đầu tư vào những công nghệ máy móc này.

Bên cạnh đó, tổ chức sự kiện là một lĩnh vực còn nhiều tiềm năng để phát triển tại Việt Nam nhưng để biến nó thành một ngành công nghiệp thực sự chuyên nghiệp thì cần phải quan tâm hoàn chỉnh dịch vụ từ yếu tố nhỏ nhất từ ý tưởng, thiết kế đến việc lên kế hoạch tổ chức. Các công ty tổ chức sự kiện cần nắm rõ sản phẩm hoặc dịch vụ của khách hàng yêu cầu tổ chức để có kịch bản và chương trình phù hợp. Hiện nay với xu thế phát triển, các yêu cầu của khách hàng ngày một cao hơn, nhiều khách hàng yêu cầu được tham gia vào quá trình lên ý tưởng và soạn thảo nội dung chương trình… Chính điều này sẽ tạo được sự khác biệt giữa các công ty tổ chức sự kiện với nhau.

Một ý tưởng hay cũng chưa đảm bảo thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức đặc biệt là yếu tố nhân sự. Đội ngũ đón tiễn (bộ phận chăm sóc khách hàng), kỹ thuật… phải được đào tạo và lựa chọn kỹ lưỡng về văn hóa, ngoại giao, và đặc biệt phải thạo tiếng anh và có lòng nhiệt thành với khách. Nhiều công ty tổ chức sự kiện tại Việt Nam như Vietnamevents (thuộc Hoabinh Group) hay Công ty tổ chức sự kiện Hoàng Gia… cũng đã có những chương trình đào tạo nhân viên như cho cán bộ, nhân viên đi học các lớp nghiệp vụ, hay đi đào tạo tại nước ngoài để hướng đến việc chuyên nghiệp trong công tác tổ chức sự kiện, phục vụ khách hàng….

Có thể thấy, lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam vẫn là miếng bánh màu mỡ, cạnh tranh trong lĩnh vực này chưa gay gắt do các nhà kinh doanh nước ngoài chưa tham gia sâu vào thị trường này.

Tuy nhiên, trong tương lai gần kinh tế xã hội phát triển, với sự hội nhập quốc tế sâu rộng trên nhiều lĩnh vực thì nhu cầu thị trường này là rất lớn, nó đòi hỏi những dịch vụ chất lượng cao.

“Vì vậy, các công ty tổ chức sự kiện cần cập nhật và đầu tư không chỉ các trang thiết bị hiện đại tiên tiến mà còn cả yếu tố con người để nâng cao mức cạnh tranh mạnh mẽ, đáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của khách hàng”, vị CEO của Vietnamevents đúc kết.

N.G