Tin liên quan

Một yếu tố quan trọng hàng đầu là do chúng ta chưa có được một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp.

Hệ thống quản lý hội nghị - Kinh nghiệm từ các nước phát triển

Ở các quốc gia phát triển về nền tảng công nghệ thông tin như: Mỹ, Anh, Nhật Bản…, hệ thống quản lí hội nghị đã được xây dựng và ứng dụng khá lâu, đã cho thấy rõ những ưu thế của nó.

Thay vì phải liên hệ với ban tổ chức đăng ký tham gia hội nghị, phải gửi một loạt các văn bản, giấy tờ liên quan để tham dự hội nghị và đặt phòng, đặt vé máy bay…. , hệ thống quản lý hội nghị giúp thông tin, kết nối tốt hai chiều giữa các đại biểu, tổ chức, cá nhân quan tâm với ban tổ chức một cách thuận tiện nhất và nhanh nhất.

Chỉ cần một thiết bị kết nối internet, mọi thao tác tương tác với hệ thống diễn ra chỉ trong vòng vài phút, đại biểu đã có thể đăng kí tham dự hội nghị, gửi bài báo cáo tham luận, đăng kí phòng khách sạn, visa, đặt vé máy bay…vv…và trả các khoản phí trên bằng thẻ thanh toán quốc tế cho các đăng kí thành công.

Rất ít đơn vị tổ chức sự kiện ở Việt Nam xây dựng được hệ thống quản lý hội nghị chuyên nghiệp.

Ngày nay, việc ứng dụng hệ thống quản lí hội nghị trong tổ chức các hội nghị, hội thảo là một yêu cầu tất yếu để trở nên chuyên nghiệp hơn, tiết kiệm cả về thời gian, công sức, nhân lực.

Bên cạnh đó, hệ thống cũng giúp theo dõi và kiểm soát được số lượng người tham dự hội nghị cũng như tiến độ, từ đó lên kế hoạch dự trù kinh phí tổ chức sát với thực tế; Đồng thời, quản lí, đánh giá được số lượng và chất lượng các bài báo cáo của đại biểu một cách nhanh chóng và khoa học;

Về mặt tài chính, hệ thống giúp thu được khoản kinh phí trước của đại biểu đăng kí tham dự hội nghị. Thêm vào đó, thông tin phản hồi của đại biểu cũng được tương tácmột cách nhanh chóng, qua đó nâng cao tính chất liên kết, hoàn thiện quy trình tổ chức.

Đặc biệt, việc ứng dụng nó cũng tạo điều kiện thuận lợi  cho các đại biểu tham dự, tạo ấn tượng tốt đẹp ngay từ ban đầu về tính chuyên nghiệp, công tác tổ chức, về đất nước và con người nơi mà họ sẽ đến tham dự hội nghị. Đây là những giá trị mà các đơn vị tổ chức hội nghị đều hướng tới.

Xu thế tất yếu

Một hệ thống quản lí hội nghị chuyên nghiệp cần có những đặc điểm nổi bật như: Hệ thống phải hoàn toàn trực tuyến; Hỗ trợ đa ngôn ngữ; Phù hợp với tất cả các trình duyệt web; Phù hợp với mọi quy mô của hội nghị; Cổng thông tin với giao diện đẹp, độ tùy biến cao, phù hợp với màu sắc logo, nhận diện của hội nghị; Cung cấp đầy đủ và cập nhật các thông tin về hội nghị: Chương trình hội nghị, tin tức quan trọng, mốc thời gian quan trọng, hạn nộp bài tham luận…;Đăng kí tham dự hội nghị và nộp phí hội nghị trực tuyến; Hỗ trợ đặt phòng, đặt tour, đặt xe đón, tiễn sân bay, đặt làm visa trực tuyến; Thông báo các thông tin tương tác của đại biểu với hệ thống hoàn toàn tự động; Hệ thống quản lí nộp bài báo cáo tại hội nghị và xét duyệt bài báo cáo khoa học và thông minh; Đại biểu có quyền đăng nhập và được hỗ trợ 24/7 tại bất cứ đâu.

Hoabinhtourist & Convention là một trong số ít những đơn vị tổ chức sự kiện xây dựng được hệ thống quản lý hội nghị chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế (Ảnh: Một hội nghị có sự tham gia của nhiều chính khách mà Hoabinhtourist & Convention được chọn làm đơn vị tổ chức sự kiện).

Trong thời kì phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông, yêu cầu trong lĩnh vực tổ chức hội nghị cũng đòi hỏi phải có những bước đột phá, cải tiến mới.

Nắm bắt yêu cầu của khách hàng cũng như xu hướng ứng dụng trong lĩnh vực tổ chức hội nghị, hội thảo, nhiều công ty như Hoabinhtourist & Convention (thuộc Hoabinhgroup), Goldentour & Convention v.v đã đầu tư nghiên cứu và xây dựng hệ thống quản lí hội nghị với nhiều tính năng rất chuyên nghiệp trên cơ sở học hỏi, tìm tòi những ứng dụng trên thế giới.

Trao đổi với phóng viên, ông Jackie Hân, Phó TGĐ Hoabinhgroup cho biết, tại Hoabinhtourist & Convention, hệ thống quản lý hội nghị đã được xây dựng và đưa vào sử dụng từ đầu năm 2012. Trải qua nhiều lần nâng cấp và sử dụng đến nay hệ thống đã trở nên hoàn thiện, nhận được rất nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng.

Ông Jackie Hân, Phó Tổng Giám đốc Hoabinhgroup.

Thời gian qua, hệ thống quản lý hội nghị của Hoabinhtourist & Convention đã góp phần quan trọng, tạo nên thành công cho các hội nghị quốc tế như Hội nghị môi trường toàn quốc lần thứ IV, Hội nghị Quốc tế về khoa học vật liệu tiên tiến và công nghệ nano, Hội nghị Nuôi trồng Thủy sản Toàn cầu cho Giới lãnh đạo năm 2014 (GOAL 2014), Hội nghị Thống kê chính thức IAOS của Tổng cục Thống kê, Hội nghị quốc tế cục thú y của bộ Nông Nghiệp 2014, Hội nghị biển Đông tại Đà Nẵng 2014, Hội nghị ASEAN, Hội thảo Châu Á về Hệ thống thông tin và Hội thảo Châu Á về Học Máy, Hội nghị bệnh Thủy sản Châu Á Thái Bình Dương v.v...

Cùng với sự phát triển của ngành công nghệ thông tin và dịch vụ tổ chức sự kiện, hội nghị, thời gian tới xu hướng ứng dụng quản lí hội nghị này sẽ trở nên phổ biến hơn ở Việt Nam. Điều này sẽ góp phần giúp chúng ta nắm bắt và hòa nhịp nhanh hơn với xu hướng phát triển của thế giới.

N.G