Tin liên quan

Đối với người Nhật, Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

Nguồn gốc

Horenso là từ viết tắt của ba chữ Hokoku (báo cáo); Renraku (trao đổi); Sodan (hỏi ý kiến).

Horenso là phương pháp làm việc nhóm có một không hai của Nhật Bản

Mọi tổ chức của Nhật đều tuân thủ nguyên tắc Horenso. Cụ thể, trong công việc, phải báo cáo định kỳ cho cấp trên; thường xuyên trao đổi, bàn bạc với đồng nghiệp, cấp dưới và phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định làm gì. Horenso nghĩa là chủ động trong công việc, giúp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả nhất. Trong trường hợp cần thiết, hãy chuyển yêu cầu cho cấp trên hoặc người có trách nhiệm giải quyết trực tiếp vấn đề.

Hokoku: Báo cáo

Với những công việc dài hạn nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Từ những thay đổi nhỏ nhất trong quá trình thực hiện đến khi thu thập được thông tin mới để tìm ra phương pháp cải tiến cho công việc khi gặp vấn đề.

Phương pháp báo cáo định kỳ, chính xác, đầy đủ, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích, đưa ra giải pháp cụ thể. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ để miêu tả khi báo cáo bằng văn bản. Tránh ngẫu hứng, thiếu chính xác, ít thông tin.

Renraku: Liên lạc

Trong Horenso, liên lạc là khó nhất. Vì vậy, người Nhật luôn cân nhắc trước khi liên lạc vì nó liên quan đến yếu tố thời gian.

“Xin lỗi” là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này...”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.

Đối với những việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết kịp thời (realtime). Cố gắng quảng bá tốt và tận dụng các cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những việc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Tránh liên lạc quá dài dòng, khó hiểu, không liên quan tới công việc hiện tại. Nên sử dụng phương pháp email, chat khi ngồi gần nhau. Tránh làm ngẫu hứng.

Sodan: Bàn bạc

Đây chính là điểm then chốt giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất. Mọi người nên hỏi, đóng góp ý kiến của nhau để tạo thêm góc nhìn cho vấn đề. Từ đó đưa ra phương án giải quyết tối ưu.

Phương pháp bàn bạc là ghi nhận các ý kiến khác nhau bởi mỗi người mang một phong cách, cá tính. Trong cuộc trao đổi, khuyến khích nói nhiều, mục đích rõ ràng và nhất định là phải đầy đủ các thành viên. Tránh bỏ qua các ý kiến, tránh những phát biểu không rõ mục đích.

Có thể nói, nhờ những bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp và có tinh thần tập thể cao.

Khang Khang